Dentro de los departamentos más importantes de la empresa se encuentra el departamento de compras. Este departamento tiene, entre otras cosas, la responsabilidad de gestionar todo lo relacionado a la adquisición y manejo de materia prima, repuestos e inventarios.
Las funciones del departamento de compras son clave dentro de los procesos de negocio ya que permiten a la empresa contar con todos los suministros necesarios para que el inventario se mantenga ordenado, optimizado y en buen funcionamiento.
Además, también se encarga de manejar los costos de manera adecuada para que se aprovechen al máximo, al igual de establecer una relación sólida con todos los proveedores de la compañía.
Un departamento de compras productivo y eficaz es capaz de demandar calidad a los proveedores sin que estos se sientan presionados u obligados, dar seguimiento adecuado a los órdenes de compra y actuar como departamento contralor de los presupuestos.
¿Qué vamos a ver?
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras de una empresa?
Dentro de las funciones del departamento de compras más importantes se encuentran:
Obtener los mejores materiales y prevenir la escasez
En principio, la función más importante de un departamento de compras es garantizar que se obtengan los materiales necesarios para mantener el inventario a un nivel óptimo y razonable.
Debe asegurarse de que los almacenes tengan suficientes cantidades de los productos o materia prima, como también, que se cuente con los materiales necesarios para equipos de oficina. Es decir, el departamento de compras debe garantizar que la empresa cuente con suficientes productos para vender y que sus empleados tengan las herramientas necesarias para llevar a cabo sus tareas y procesos.
Analizar precios para obtener costos bajos
Como buen departamento contralor de presupuestos, debe encargarse de evaluar constantemente si los materiales que se están adquiriendo poseen el mejor precio. La idea es garantizar rentabilidad comparando precios, proveedores y calidad.
Además, debe saber administrar eficazmente todo tipo de presupuesto, desde los más elevados hasta los más bajos.
Manejo adecuado de los proveedores
Debe evaluar constantemente a los proveedores y mantener una relación positiva con ellos. Por lo general, quienes trabajan en el departamento de compras, deben hacer una lista de los mejores proveedores tomando en cuenta aspectos como opinión del cliente, precio con la competencia, calidad de los materiales que ofrecen y el tiempo que utilizan para completar los pedidos.
Hacer seguimiento a los pedidos
No es hacer el pedido y olvidarse de él. El departamento de compras debe documentar todas las órdenes de compra, especificando toda la información posible que permita hacer un monitoreo del estatus del pedido.
El objetivo es determinar los tiempos de entrega y sortear alguna dificultad o retraso en las órdenes de compra.
Respetar las políticas y garantizar su cumplimiento
Otra de las funciones del departamento de compras es respetar y adecuarse a todas las políticas de la empresa y garantizar que se cumplan a cabalidad. Bajo ninguna circunstancia debe violar alguna regla cuando se adquieran los productos ni tampoco debe vulnerar los procesos administrativos de la compañía.
Las funciones del departamento de compras deben cumplirse obligatoriamente para garantizar que los presupuestos se mantengan en saldo positivo y que la empresa cuente con un inventario óptimo para satisfacer las necesidades de sus clientes.
¿Qué otras funciones adicionales consideras deben agregarse para que el departamento de compras de gestione correctamente? De antemano, muchas gracias por tus aportes.
