7 Herramientas para multiplicar tu Productividad, Enfoque y Éxito

VICTOR HUGO MANZANILLA

Emprendedor en serie. Cofundador de EGM™. Jefe de la Junta Directiva y ex-CEO de MicroSalt Inc. Ex Procter & Gamble. Certificado en el programa CORE de Negocios en la Universidad de Harvard. Autor del bestseller "Despierta tu Héroe Interior.

Existen herramientas y dispositivos que literalmente multiplican nuestra productividad, fortalecen nuestro enfoque y maximizan la probabilidad de nuestro éxito.

Hoy quiero comentarte sobre 7 herramientas o dispositivos que se han convertido en parte de mi vida y que, en muchos casos, siento que no puedo ya vivir sin ellos. Estoy seguro que te serán de mucha utilidad para ti también:

1 – Evernote

Evernote es una herramienta para guardar todo lo que te imaginas digitalmente y luego encontrarlo cuando lo necesitas. Desde mi teléfono o computador manejo:

  1. Mi lista de tareas (con recordatorios)
  2. El status de todos mis proyectos (blog, libro, cursos, etc.)
  3. Almaceno reseñas, extractos y frases que pueda necesitar en el futuro para un artículo del blog, un libro, etc.
  4. Datos personales como licencia, placa de mis vehículos, medicinas, vitaminas, etc.
  5. Correo – Cuentas por pagar/cuentas pagadas.

Lo interesante de Evernote es que el proceso tanto de archivo como de búsqueda es muy simple. Estoy en una página web y veo un artículo interesante que puedo utilizar en mi próximo libro, lo mando directamente a Evernote bajo el tag “ideas libro”. Me llega una cuenta por pagar en físico, le tomo una foto con el app de Evernote y la coloco en el tag “cuentas por pagar”. Escucho una frase fantástica que me sirve para enriquecer un artículo de mi blog sobre trabajo en equipo, la escribo bajo el tag “ideas blog” y “trabajo en equipo”. Estoy leyendo un libro y consigo un párrafo con información interesante que pueda usar en el futuro, le tomo una foto al libro, selecciono el área del párrafo y Evernote lo guarda e indexa la foto (transforma la foto a texto) por mí.

Herramientas productividad

Evernote se ha convertido en mi repositorio de prácticamente todo. Debido a que se sincroniza en la nube, puedo acceder a mi contenido desde mi teléfono o cualquier computador o tableta con acceso a internet.

Si en el futuro quiero escribir un artículo sobre productividad, simplemente coloco “productividad” en la barra de búsqueda de Evernote y me filtra todo lo que tengo relacionado a la productividad. Es simplemente fantástico.

2- YNAB

YNAB (“You need a budget” por sus siglas en inglés) es una herramienta magnífica para manejar tu presupuesto y asegurar que mantienes tus finanzas bajo control.

La misma está diseñada para tu teléfono y computador y siempre está sincronizada y actualizada con tu presupuesto y gastos al segundo. Mi esposa y yo la utilizamos y en el segundo que hacemos una compra, el presupuesto se actualiza en mi teléfono y computador, lo cual nos permite ajustarnos de forma perfecta a lo planeado.

Los creadores de la herramienta YNAB basaron la filosofía del software en los “4 secretos para un presupuesto que sí funciona” (para leer los 4 secretos dale click aquí).

Sinceramente es la mejor herramienta para llevar un presupuesto que he utilizado en mi vida. Un presupuesto que por fin funciona.

Aunque la herramienta es en inglés, puedes cambiarle el nombre a las categorías de tu presupuesto fácilmente y colocar las que son pertinentes para ti, en español.

Ésta herramienta tiene un costo, sin embargo, si estás interesado en saber más de la herramienta, a continuación te dejo un link afiliado que te da un 10% de descuento:

YNAB – You Need a Budget

Espero te sea tan útil como a mí.

3- Downcast App (o cualquier App para Podcasts)

El mayor contenido que consumo diariamente son podcasts. Una herramienta de manejo de podcasts es fantástica para asegurarte de que tienes siempre el último podcast listo en tu teléfono móvil o tableta cuando lo necesitas.

En la herramienta (Aunque utilizo Downcast en el Apple store, cualquier herramienta de podcast funciona) simplemente te suscribes a los podcast que quieres y la herramienta lo actualiza en el momento que los autores publican un nuevo episodio.

4- FitBit

Aunque el fitBit no es una herramienta sino un dispositivo, no puedo vivir sin él. El fitBit es un dispositivo que te colocas en la muñeca y mide los pasos que diste en el día, la calidad de cómo dormiste, las escaleras que subiste y ahora inclusive tu frecuencia cardíaca.

El dispositivo que recomiendo es el FitBit Charge HR.

Tener toda esa información en tus manos permite tener un mejor control de tu salud y asegurarte de cumplir tus metas físicas diariamente. Adicionalmente, incluye acceso a una red social donde puedes ver tus estadísticas, hacer grupos con amigos y competir.

5- Headspace

Hace un tiempo publiqué un artículo llamado “El Balance de los Tiempos” donde expresaba que necesitábamos desarrollar un balance correcto entre el pasado, el presente y el futuro.

En ese artículo expresaba lo siguiente:

Abrir un espacio para el pasado nos ayudará a recordar los buenos momentos. Nos hará agradecidos por lo que Dios y la vida nos han regalado. El Pasado nos presenta la oportunidad de la reflexión. Nos brinda una hermosa oportunidad de ser honestos con nosotros mismos y ver nuestros errores claramente. Nos permite pedir perdón y nos muestra una segunda oportunidad para crecer y cambiar.

Pero vivir en el pasado no es la solución. Brindarle un espacio al presente es lo que nos hace felices. Tal como lo comenté en mi video Flores, una parte indispensable en nuestras vidas es tener la capacidad de observar, oler y recoger las flores del camino. Las oportunidades que la vida te da hoy no se repetirán, así que aprovéchalas y disfrútalas.

El futuro es lo que nos dará entusiasmo y nos llevará al éxito. Una vez escuché a una persona decir que “el éxito es la realización progresiva de un sueño que valga la pena”. Es decir que para lograr el éxito, hay que tener un sueño. Necesitamos convertirnos en buscadores de sueños… y para ello, hay que ver hacia adelante, hay que ver hacia el futuro.”

En mi caso particular, se me hace fácil y natural enfocarme en el futuro constantemente, y en muchos casos en el pasado. Sin embargo, enfocarse en el presente no es tarea sencilla. Las preocupaciones sobre el futuro, sus planes e incertidumbre dominan la mayor parte de mi mente.

Una de las disciplinas que he comenzado a desarrollar para enfocarme en el presente es la meditación, y luego de intentar de diferentes maneras de sostenerla sin éxito, descubrí la aplicación “Headspace”.

Ésta aplicación te guía día a día en un proceso de meditación guiada (en inglés) por 10 minutos inicialmente, luego 20 y luego 30 a medida que desarrollas los patrones neuronales necesarios para reentrenar el cerebro para enfocarse en el hoy.

También he visto muchas otras meditaciones guiadas en YouTube totalmente gratis.

Cuando hablo de meditación no hablo de religión, ni new age, ni de budismo (aunque muchas de esas prácticas incluyan meditación) sino de ciencia.

La meditación como una herramienta fundamental para el desarrollo del cerebro y la neuroplasticidad es un efecto comprobado científicamente.

6- DropBox

Dropbox es una herramienta totalmente gratuita que permite tener tus archivos más importantes en la nube y acceder a ellos en cualquier lugar y equipo en que te encuentres. En dropbox tengo el manuscrito de mi libro (el cual accedía desde cualquier sitio donde consiguiera un tiempo para escribir), los archivos master de mi blog (fotos, bio, canciones, intro y outro del podcast, etc.)

Dropbox me da paz mental porque sé que puedo acceder a cualquier cosa que necesite desde mi teléfono o cualquier computador.

Otro beneficio de dropbox es que puedes compartir archivos y crear carpetas compartidas con otros. Esto permite que varias personas trabajen en un proyecto en común y todos los archivos estén en el mismo lugar y actualizados al instante.

7- ¿ ?

La séptima herramienta para multiplicar tu productividad me la debes decir tú. Por favor ve al área de comentarios abajo y déjame el nombre de la herramienta y para qué la utilizas. Estoy seguro que tanto yo como otros lectores pueden beneficiarse de tu experiencia.

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45 comentarios
  1. Avatar David

    Hola Victor,

    Buen capítulo!

    Mi herramienta central en productividad es Omnifocus. Haciendo la analogía, omnifocus es mi memoria de corto plazo digital y Evernote mi memoria a largo plazo (herramienta que también uso mucho). Ahí pongo todo lo que tengo o creo que debo hacer y luego lo proceso con el sistema GTD.

    Un abrazo!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola David, nunca la he utilizado. La voy a revisar inmediatamente. Gracias!

  2. Avatar Jordi Mercader Seral

    Hola Victor,

    Buena selección!
    Me permito la licencia de dejar dos recomendaciones. Dos porque la primera es exclusivamente para España.
    La primera, y más importante para mi, se llama Fintonic. Es una app para smartphone, y que dispone de web, donde introduciendo tus datos bancarios te monitorea al instante los balances, te genera gráficas de en que conceptos el dinero se va y te permite hacer un diagnóstico de la evolución de tus finanzas. Totalmente gratis: http://www.fintonic.com

    Y la otra es Google Keep. Victor, apuntas Evernote y si, está bien, es fantástico, de hecho yo lo utilicé por varios años pero cuando Google presentó Keep, aunque en su momento no dispusiera de las mismas opciones, me deshice de Evernote. Por momentos Evernote me ralentizaba el smartphone, cosa que con Keep nunca noté.

    Bueno, un saludo desda Barcelona!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelentes recomendaciones Jordi! Muchas gracias!!

  3. Avatar Ismael Cruz

    Excelente caja de herramientas Víctor, te comparto las herramientas que yo utilizo, obviamente uso Evernote desde hace algún tiempo y Dropbox,

    Lumosity lumosity.com/
    Breves juegos creados por neurocientificos para mantener saludable tu cerebro desarrollando aspectos como memoria, atencion, concentracion, etc.

    iCloud y Apple Calendar icloud.com
    Utilizo el Apple calendar de iCloud tanto para mi trabajo como para mi vida personal, puedo crear distintos calendarios para diferentes aspectos o personas y compartirlos.

    MisGastos https://itunes.apple.com/mx/app/mis-gastos/id358228999?mt=8
    App para llevar mi presupuesto

    Saludos y gracias por tus Podcasts!

  4. Avatar Roberto Trivinyo

    Hola Victor.

    Mi recomendación es la aplicación Facilethings, esta basada en la metodología GTD de David Allen, y es realmente potente, con integración con twitter, dropbox, google calendars, etc…

    Es una aplicación de pago, pero te regalan un mes de prueba para que valores su utilidad, para mi es fundamental en mi día a día profesional y personal.

    Un fuerte abrazo desde Valencia.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      La voy a revisar porque soy fanático de la metodología GTD. Mil gracias Roberto!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Si he estado impresionado como han desarrollado la colaboración en Googl drive cuando varios quieren editar el mismo documento a la vez. Excelente. Gracias Miguel!

  5. Avatar atorres

    Cada capítulo excelente y este por supuesto, continua en la
    misma línea. Te recomendaría revisar Todoits en http://todoist.com. Me permite
    liberar mi “cabeza” de cualquier cosa que tenga que recordar, para
    concentrarme en lo que debo hacer. Muy GTD al igual que FacileThings que
    recomienda Roberto Trivinyo en su comentario.

    ¿Ya tienes el libro en preventa? Estoy ansioso por leerlo.

  6. Avatar Jose

    No olvides a google, y sus herramientas para productividad.

  7. Avatar Alejandra Gastelo

    Hola Vic!
    Este un tema para mi muy poco explorado. Uso Dropbox y tengo carpetas compartidad con mi equipo. Lo amo desde que lo conoci. Haciendo un escaneo de mis pocas herramientas tecnologicas no puedo dejar de un lado a Outlook, no se si valga, pero a mi me permite agendar mis capacitaciones, enviar las invitaciones a quien necesito citar a una reunion. Tambien por ahi me permite apoyar a mis pacientes cuando les toca algun control, les hago tipo cita el recordatorio y les llega el avisito diciendoles lo que tienen que hacer. Con mi equipo lo que hice fue colocar un mensaje motivador e inspirador que les llega todas las mañanas a las 7:15 am, el cual ha dado excelentes resultados. En fin, por ahora es lo que mas recuerdo.
    Me encanto este articulo Vic, porque me abre un panorama inexplorado para mi.
    Un abrazo.

  8. Avatar Manuel Monsalvez

    Los leí todos.
    Agregaría :
    Wetransfer: Transferencia de datos pesados de A a B
    Quick note plus: Notitas que quedan en el escritorio a modo recordatorio , sino tienes muchas tareas pendientes en Outlook.
    All the Best!!!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Mil gracias Manuel! siempre he tenido el problema cuando deseo transferir archivos de 1 GB para adelante. Gracias por la recomendación!

  9. Avatar Dennis Cartagena

    Excelente artículo Víctor. Yo soy un incondicional de las herramientas.
    Te recomiendo una herramienta que uso para compartir mis artículos del blog y para compartir temas y fotos de interés que encuentro en mis redes sociales.
    La herramienta se llama Buffer y comparte el contenido de forma simultánea en todas tus redes sociales. También tiene aplicación para móvil, muy fácil e intuitiva.
    La versión gratis te deja compartir 10 veces al día.
    Yo uso la versión de pago de 10 dólares al mes.
    El link es: http://www.buffer.com

    Un saludo.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelente Dennis. Sé que Michael Hyatt recomienda esta herramienta muchísimo. La voy a revisar. Muchas gracias!

  10. Avatar Victor Hugo Manzanilla

    Gracias Ismael! Me llama mucho la atención lo de luminosity. ¿Me puedes contar si has visto cambios positivos en esos aspectos en tu vida? Me encantaría que me dieras tu opinión y experiencia del tool. Gracias!

  11. Avatar Victor Hugo Manzanilla

    Gracias Alvaro! La voy a revisar por supuesto. Muy fanático de GTD.

  12. Avatar Daniel

    Hola.
    Recomiendo Trello, yo soy consultor de rrhh y asesor inmobiliario.
    Me ayuda con mis tareas dividiéndolas en Qué hay por hacer, que estoy haciendo, que está hecho.
    Otra herramienta es Moosti, me permite concentrarme 25 minutos en un trabajo y tener 5 minutos de descanso.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Gracias Daniel! Voy a revisar Trello.

  13. Avatar Juan Carlos Chicón Domínguez

    Hola Víctor.
    Mis principales herramientas de productividad son Google Drive y Evernote, para la gestión documental, una plantilla de Word donde defino las prioridades para la semana siguiente (la relleno los domingos por las tardes), y un Excel que utilizo como plan de actividades, donde tengo en columnas los 7 días de la semana, y el horario de 00:00 h hasta las 23:59 h (en total 24 horas), en segmentos de 30 minutos. Toda la actividad está programada, incluso si en una hora determinada voy a tomar un descanso, también lo apunto, y al final de cada día, indico si lo indicado en cada segmento lo he cumplido o no, y porqué.
    Desde que utilizo las dos últimas plantillas, desde hace uno dos meses, mi productividad se ha multiplicado por 10.
    Saludos cordiales.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola Juan Carlos! Que excelente tu idea. Te felicito. Me motivaste a hacer la plantilla para mi uso personal. Gracias!

    • Avatar Juan Carlos Chicón Domínguez

      Fenomenal! Aunque no lo parezca, porque siempre planificamos aquello que teneos que hacer, planificar también los descansos y tiempos de ocio, es lo que hace que la agenda quede toda encajada, porque ahora ya no existen huecos. Por ejemplo, si martes a las 19 h vamos a dar un paseo con la familia, lo anotamos. Son precisamente estos huecos, el margen de tiempo que inconscientemente solemos utilizar para demorar y replanificar, pero rellenándolos, ahora ya no tenemos margen. Esta es una de las claves por la que mi productividad se ha multiplicado por 10. Pero también, esta agenda debe incluir todas las prioridades que hemos definido el domingo. Saludos.

  14. Avatar Rubén Veizaga Rios

    Hola; gracias por el aporte semanal que simboliza tu podcast; cada semana estoy esperando atento para poder escucharlo; agradecido siempre, pues en varias ocasiones usé estos audios en mi grupo de enfoque para compartir las enseñanzas con más gente
    Aportando un poco:
    De algunas apps mencionadas, Evernote es una herramienta muy útil también al momento de trabajar en equipo, pues se puede crear notas grupales y listas (to do) que al ser revisadas en equipo es más fácil saber cuanto se ha avanzado sin tener que estar llamando a todo el mundo; igualmente DropBox sirve para compartir archivos muy grandes como vídeos o carpetas completas; así se ahorra tiempo y no es necesario usar CDs o memorias físicas

    Por otro lado, personalmente creo que algo que no debe faltar en un smartphone es un PDF reader mi favorito es en Acrobat (creado por adobe) que puede ser descargado de manera gratuita y te permite visualizar cualquier archivo pdf; de esta manera tener siempre a la mano un libro para estar estudiando todo el tiempo y además que en Google Books también podemos comprar libros para que nuestra biblioteca siempre esté actualizada.

    Saludos Cordiales

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelente Rubén, una pregunta, no puedes ver .pdf en el app de iBook o Kindle directamente? Así lo hago yo. Un saludo!

  15. Avatar Ale Avalos

    Agenda diaria.
    Cualquier smarth phone y cualquier correo hoy en día te dan la posibilidad de llevar una agenda que puedes visualizar de manera semanal y mensual. como ejemplo está el google calendar (gmail) o el calendario de tu celular.
    Creo que es muy importante que una vez que tienes el sueño o la meta a realizar, planifiques día a día el cómo lograrlo, y cómo dentro de las tareas que ya tienes le vas a dar espacio a lo que estas creando para realizarlo.
    De forma que la excusa de “no tengo tiempo” salga de nuestro vocabulario y aprovechemos el día de manera efectiva para lograr esa meta y poder planificar el siguiente paso.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Así es Ale. Si manejas a la perfección tu agenda diaria intencionalmente, manejarás tu vida correctamente. Gracias!

  16. Avatar Pastor Luis M Cintron

    Todas las herramienta son utiles si se usan pero sin voluntad es dificir conseguir lo que se anhela. Creo firmemente que la herramienta mas poderosa es la voluntad propia de establecer preoridades dirigidas con conviccion de lograr un objetivo.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola Pastor Luis. Tu reflexión es tan profunda que se podría escribir un libro sólo de ella. Gracias por palabras tan asertivas y enriquecedoras. Las aprecio.

      • Avatar Pastor Luis M Cintron

        Mil bendiciones para ti Hugo, éxito en todos tus buenos artículos. Acá siempre a sus ordenes

  17. Avatar Douglas McLaurin

    La 7ma para mi sería la app de Twitter. Pero yo si cambiaría algunas de tus apps como “OneNote” por encima de “Evernote” y “OneDrive” en lugar de “DropBox” (aunque utilizo ambas herramientas).
    La ventaja de estas herramientas es que son 100% Universales y puedes pasar a cualquier plataforma (PC, Mac, iOS, Android, Windows Phone) utilizando el mismo programa, así que si no importa donde te encuentres las puedes utilizar y además son 100% gratuitas.
    Saludos y gracias por tu excelente blog 🙂

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Muchas gracias Douglas! Un saludo!

  18. Avatar Rigoberto Lopez Miranda

    Qué tal Victor Hugo!
    Mi recomendación es iMindMap, es una
    aplicación de mapas mentales para organizar ideas, desarrollar proyectos, etc. Una herramienta muy completa. La app para movil es gratuita, la de PC o MAC tiene costo pero vale la pena la inversión.
    Esta aplicación es del creedor de los mapas mentales Tony Buzan, tiene varios libros sobre el tema altamente recomendados también. En su página http://www.tonybuzan.com hay muchos recursos para dominar esta técnica.
    Espero sea de utilidad para ti y tus lectores.
    Recibe un afectuoso abrazo desde Sinaloa, México!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelente! Gracias Rigoberto! He estado queriendo aprender esta técnica. Tu comentario me cayó como anillo al dedo. Gracias!

  19. Avatar Eduardo Puebla Viteri

    Hola Victor Hugo, estoy teniendo problemas con los audios de los ultimos podcasts porque no los puedo reproducir en mi movil (sony z3 compact-android) la aplicación que tengo para trabajar los podcasts es Pocket Casts.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola Eduardo! Lamento que estés teniendo problemas. Revisé los audios en mi Iphone, computador y el blog. Además verifiqué en iVoox y iTunes y me funcionan bien. ¿Podrías revisar en otro dispositivo para ver si es tu equipo o soy yo? Mil gracias!

  20. Avatar Ana

    Hola Víctor,

    una herramienta muy útil de productividad basada en la metodología GDT es Wunderlist. Yo la utilizo para organizar las tareas del día y cosas que tengo pendientes por hacer con fecha de finalización. Además puedes compartir las tareas, yo la utilizo mucho también para compartir la lista de la compra con mi chico.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelente Ana. Gracias!! La voy a revisar.

  21. Avatar Alejandro Rodriguez

    Estoy empezando con zoom ( https://zoom.us/meeting), para video conferencias. Tiene la opcion de pago o gratuita. Te permite subir fotos, archivos, utilizar dropbox, drive. La puede utilizar en aplicaciones moviles y de escritorio, apple y androi, me falta intentar utilizarla internacionalmente.

  22. Avatar Jordi Mercader Seral

    Buenos días de nuevo desde Barcelona!

    Ayer volví a escuchar este podcast y me di cuenta de un par de cosas.

    La primera, que la reseña de la semana que comentas soy yo. Ese nickname, “Hibitane” lo puse hace muchos años. Intenté cambiarlo pero ha quedado por algún lado.

    La segunda. iVoox si descarga automáticamente nuevos podcast cuando te suscribes. De hecho, cuando en la reseña digo que “abro iVoox para ver si subiste nuevo podcast”, lo que hago es abrir iVoox y acceder a la pestaña Descargas de la aplicación. Ahí veo los podcast descargados automáticamente y los que yo he querido descargar.

    Los podcast que descarga automáticamente lo hace sin necesidad de abrir la aplicación. Todo esto es configurable pero por defecto es totalmente automático.

    Saludos!

  23. Avatar Anibal

    Aunque paso mucho tiempo de este podcast, yo lo escuche recien hoy (recien ayer conoci este podcast a partir de otro y me estoy escuchando todos los que puedo anteriores). Me encantaron los consejos , y yo ya uso bastantes, Keep (en vez de evernote), dropbox, otra app similar a yanb q no recuerdo q es gratis para android.
    Les voy a sumar varias mas:
    1- ASANA , la uso para organizar mis tareas como freelancer, tambien se le puede dar muchos otros usos. (Trello es otra opcion). Es gratis.
    2- Hangout para videoconferencias en grupos.
    3- Ivoox o Pocketcast para escuchar y descargar podcasts en mi android (estan para ios tambien)
    4- Spotify para escuchar musica y concentrarme
    5- Un Kindle … para leer libros de forma electronica.
    6- Feedly (o news republic) para estar al dia con noticias (de la categoria q le interesen a uno). Yo por ejemplo sigo mucho sobre diseño web que es mi trabajo.
    7- Diigo . La uso para guardar todos mis bookmarks interesantes que quizas en algun momento vaya a necesitar. O algo que encontre en google como solucion y lo guardo para una proxima vez. Tiene tags y categorias.
    8- Pushbullet. Yo la uso para enviar links, textos, archivos de forma rapida de mi pc al celular, pero hay mas usos (como leer notificaciones del celular en la pc)
    9- Calendar… el de google uso yo. Ahi me agendo TODO lo que necesite, ya sean reuniones, eventos, recordatorios, etc etc.
    10 – Drive (google) , para compartir documentos con cualquier otra persona.

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Excelente Anibal!! Gracias por compartir!!!

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