Pocas vacaciones, dormir mal, poco tiempo con mi familia y nada de pasatiempos es la manera como se sienten la mayoría de los emprendedores. La idea de construir un negocio para que te dé “libertad” y el mismo pueda crecer “mientras duermes” es un mito que diariamente se vende en el internet, y en su infinita mayoría, es falso.
La mayoría de los negocios comienzan solo con el dueño, un socio o un mínimo equipo. El crecimiento inicial depende completamente de la capacidad de ejecutar de pocas personas, que con su esfuerzo, tiempo y recursos personales, levantan el negocio.
Esto trae un gran problema: el dueño, el socio o ese pequeño equipo logran el éxito como ejecutores, no como líderes ni gerentes. Las habilidades de liderazgo no se necesitan a este punto, y crecen el negocio aprendiendo a accionar, resolver y empujar personalmente los asuntos del negocio.
A medida que el negocio crece, este pequeño equipo se transforma en el cuello de botella del crecimiento del negocio… y lo estancan.
No es la falta de ventas.
No es un plan de mercadeo nuevo.
No es trabajar más duro
La solución descansa en el dueño y su equipo de liderazgo: necesitan desarrollar habilidades nuevas. Lo que los llevó al éxito inicial, es lo que los estancará.
Deben cambiar.
Estas son las habilidades que tienen que desarrollar para poder escalar el negocio:
¿Qué vamos a ver?
1) Simplificar
La habilidad de simplificar significa entender que hay concesiones: el valor de simplificar será mucho mayor que la ganancia que nos traería agregar complejidad al negocio.
Por ejemplo, en vez de tener 25 diferentes productos que ofrecer a nuestros clientes, podemos simplificar a 12, lo que hará que nuestra cadena de suministro será más sencilla, el riesgo de inventario no productivo será mucho menor y necesitaremos menos empleados. Sin embargo, perderemos algunos clientes.
A pesar de perder algunos clientes y afectar negativamente nuestras ventas, nuestro margen de utilidad será mayor, lo que nos permitirá tener más dinero para invertir en campañas de mercadeo que nos podrán traer nuevos clientes para compensar las ventas perdidas.
En general, existen dos áreas que complejizan el negocio de forma exponencial, a pesar de que su crecimiento sea lineal:
- Personas: A medida que tu organización crece linealmente, la complejidad crece exponencialmente.
- Ventas: A medida que las ventas crecen linealmente, la complejidad crece exponencialmente.
Para poder crecer y escalar tu negocio vas a necesitar crecer ventas y personas, y como naturalmente aumentarán la complejidad de tu negocio, debemos trabajar en disminuir la complejidad en otras áreas para poder compensar y simplificar el negocio.
Otro beneficio muy importante de la simplificación es que mientras más sencillo es un proceso en tu empresa, mayor es la probabilidad que cualquier persona lo pueda hacer, y hacerlo sin errores.
Imagina que tienes un proceso de sanitización el laboratorio de tu empresa que es tan complicado que necesitas un ingeniero para poderlo ejecutar bien. Esto significa que necesitarás contratar más y más ingenieros a medida que crezcas.
Y los ingenieros son costosos.
Si, por el contrario, logras diseñar el proceso de sanitización de forma tan sencilla que cualquier persona, incluso sin educación universitaria, pudiera hacerlo correctamente, maximizarás las probabilidades de éxito y minimizarás el costo de personal en tu empresa.
Recuerda esto: los procesos de tu empresa deben ser tan sencillos, que cualquier persona pudiera hacerlos correctamente.
2) Escalar
Escalar es una mentalidad: significa que cada acción que haga en la empresa debe ser hecha de forma que sea repetible y de valor para otros clientes.
Por ejemplo, un cliente te llama porque tiene un problema con el servicio que le estás prestando. Tu equipo de servicio al cliente entra al sistema y descubre que erróneamente se le asignó un módulo incorrecto. Corriges el error y el cliente está feliz. Caso cerrado.
Realmente no.
Para las personas que tienen la habilidad y mentalidad de escalar deberían hacerse la pregunta: ¿Por qué pasó esto? Y hacer esta pregunta tantas veces como sea necesario para llegar a la raíz del problema.
Luego de descubrir la raíz del problema (por ejemplo, hay un error en el código del software que auto asigna un módulo a clientes que manejan inventario internacional), busca cómo corregirlo de raíz: corregir el código, crear un proceso escrito que explique qué hacer en casos especiales, grabar un video explicándole a los clientes como ellos mismos pueden corregir el error si les sucediera, etc.
Lo mismo sucedería de descubrir algo que funciona muy bien. Digamos que un vendedor descubre que, al utilizar una frase en su discurso de ventas, logra despertar el interés de sus clientes de mejor manera.
Una persona con mentalidad de escala debería documentar esta frase de forma sencilla y colocarla en el manual de entrenamiento de ventas de la empresa, para que cualquier otro vendedor (especialmente nuevos vendedores al ser contratados y entrenados) pueda beneficiarse de la misma.
El secreto está en que lo que hagamos debe buscar hacerse eficiente y repetitivo, no excepcional.
McDonald’s no es el restaurante más grande de hamburguesas del mundo porque tiene la mejor hamburguesa, sino por su sistema repetitivo que genera la confianza a cualquier persona alrededor del mundo que tendrá la misma experiencia y valor cada vez que lo consuma.
3) Predecir
En mi primer año trabajando en Procter & Gamble nuestro departamento tuvo un problema grave de logística. En el mes de diciembre (un mes muy importante para la empresa), no pudimos entregar los compromisos que tuvimos con nuestros clientes más importantes.
Nuestros clientes perdieron ventas por nuestra culpa, nosotros perdimos ventas, y nuestro presidente estaba molesto.
Nos pidió una reunión para entender qué había pasado.
En la reunión, el director de Logística (que por suerte no era yo) explicó al nuestro presidente Edward Jardine, que debido a las fiestas decembrinas y de año nuevo, muchos camioneros se habían tomado vacaciones y nuestra capacidad de despacho se había afectado drásticamente.
A lo que Edward Jardine pregunta: ¿Te acabas de dar cuenta que hace dos mil años nació Jesucristo y cada año se celebra la navidad?
Habíamos fallado en una de las habilidades más importante de cada líder: Predecir.
Si navidad se celebra todos los años, y todos los años hay días feriados, y todos los años mucha gente se toma vacaciones, ¿Por qué no planificamos entregar el inventario a nuestros clientes dos semanas antes? ¿Por qué no subimos el pago a camioneros durante esas semanas para aumentar la probabilidad de capacidad de despacho? ¿Por qué esperamos hasta el desastre para comunicar el riesgo de despacho que teníamos?
Predecir en el mundo de los negocios significa dos cosas:
En primer lugar, tener la capacidad de elevar un riesgo o problema ANTES de que se transforme en un desastre. Un problema pequeño comunicado rápido se puede solucionar de forma sencilla. Un problema grande que te explota en la cara no te da muchas opciones.
En segundo lugar, cuando un líder transmite la visión del negocio de forma clara, y establece las prioridades de cada miembro del equipo de forma semanal, mensual y trimestral, predice el progreso del negocio.
Las personas buscan predictibilidad. Nadie quiere ser parte de un negocio (bien sea como dueño, socio, inversionista o empleado) donde no se sabe que pasará, cuándo.
Predictibilidad trae paz y enfoque en toda persona involucrada en un negocio.
Recuerda que la mejor manera de predecir el futuro es construirlo. Las personas quieren estar alrededor de un líder que sabe a dónde va.
4) Comunicar
El problema #2 de cualquier empresa en crecimiento (el #1 tiene que ver con personas incorrectas en la organización) es la pérdida de una comunicación efectiva.
Cuando una empresa es pequeña, todos saben lo que los otros están haciendo. Cuando crece, las cosas se complican (lo comenté cuando escribí sobre la complejidad en la habilidad #1).
Existen múltiples herramientas digitales que mejoran la comunicación interna: Notion, Slack, Trello, Monday, Asana, Teams, WhatsApp, etc. Sin embargo, el líder debe ser intencional en comunicar la visión a cuatro niveles:
- Anual
- Trimestral
- Mensual
- Semanal
Con esto me refiero a que el líder debe explicarle detalladamente a su equipo cuales son las metas del año y del trimestre siguiente.
Cada trimestre debe nuevamente refrescar las metas del año, comentar sobre el estatus de las metas del trimestre anterior y definir claramente las metas del trimestre siguiente.
Luego, semanalmente, bien sea en una reunión semanal o utilizando otro medio de comunicación como el correo electrónico o Slack o WhatsApp, debe dar claridad en cuál es la meta más importante para la empresa o equipo esa semana.
Claridad trae enfoque. Enfoque trae energía concentrada. Energía concentrada trae resultados.
5) Delegar
Finalmente, y no menos importante, debemos desarrollar nuestra habilidad de delegar.
Entre cientos de clientes que he trabajado este tema, estas son las razones principales de su falta de delegación:
- Nadie lo hará tan bien como yo.
- Es más rápido hacerlo que enseñar a alguien como hacerlo correctamente.
- No quiero pasarle una tarea adicional a alguien abajo mío porque también están ocupados, por eso lo hago yo.
Como comenté anteriormente, las empresas llegan a su éxito inicial porque tanto el dueño, socios y pequeño equipo son grandes ejecutores.
Los grandes ejecutores se sienten productivos cuando hacen justamente eso: ejecutar.
El problema está en que lo que lleva a una empresa de $0 a $500k, no es lo mismo que se necesita para llevar a una empresa de $1 millón a $10 millones. Te lo digo con propiedad porque esto es un gran problema que veo con muchos de mis clientes.
De $0 a $1 millón –> Necesitas ejecutores.
De $1 millón en adelante –> Necesitas gerentes y líderes.
Y el proceso de delegar es parte de ser un buen gerente. ¿Por qué? Porque un gerente y un líder necesitan invertir su mayor tiempo en actividades que le entreguen gran valor a la compañía.
Este es un caso real de un cliente mío: El dueño tiene una empresa que factura $3.5 millones de dólares. Su mayor valor ocurre cuando se reúne con grandes clínicas veterinarias en las ciudades de sus centros de MRI veterinario, pero invierte 50% de su tiempo organizando facturas y resolviendo problemas menores de tecnología dentro de la empresa.
Mi enfoque principal cuando empecé a trabajar con él fue en delegar tres cosas: 1) Las actividades de mercadeo que él hacía, 2) La organización de las facturas y 3) Los problemas de IT que los resolviera otra persona.
¿Cuál son tus superpoderes? Le preguntaba. ¿Dónde sientes tú que agregas el mayor valor a la empresa? Al responderme le dije: ¡Entonces, haz eso!
Este es el proceso que implemento con mis clientes para ayudarlos a delegar.
- Les pido que hagan una lista de todas las actividades que hacen en una semana normal (no coloquen cosas que hacen cada tres meses o una vez al mes, sino lo que hacen semanalmente). Usualmente escriben entre 30 a 50 actividades.
- Luego les pido que las numeren del 1 al 4 basados en la siguiente tabla:
- Escribe (1) al lado de las actividades que te fascina hacer y que eren muy bueno haciendo.
- Escribe (2) al lado de las actividades que no te disgusta hacer y que haces bien.
- Escribe (3) al lado de las actividades que no te gusta hacer pero que haces bien.
- Escribe (4) al lado de las actividades que detestas hacer y que haces mal.
Les explico lo siguiente: Las actividades (1) y (2) son actividades donde agregas mucho valor a la empresa y adicionalmente, te llenan de energía.
Las actividades (3) y (4) son actividades que, aunque necesarias, no le agregas valor personalmente a la empresa (las pudiera hacer otro) y adicionalmente, te drenan la energía.
Las actividades (3) y (4) deben irse delegando poco a poco. Por ejemplo, decide delegar una actividad por mes por los próximos 12 meses. Esto implicaría:
- Definir actividad a delegar.
- Entrenar a alguien en mi equipo (o contratar a una asistente virtual) sobre cómo hacer la actividad.
- Pedirle a la persona que me presente progreso de la actividad de forma diaria o semanal por las próximas 4 semanas. Durante ese período corrijo y doy coaching de ser necesario.
- Al final de la semana 4 la actividad queda totalmente delegada.
- Continúo en el mes 2 con la siguiente actividad aplicando los pasos anteriores.
¿Y qué pasa con el tiempo que recupero al delegar actividades? Lo dedico en hacer las actividades (1) y (2) de mejor manera o en mayor cantidad… o finalmente te tomas vacaciones o decides no ir a trabajar los viernes.
Este es proceso que inicia tu camino a la libertad.
Si existe algo que es importante que te quede de este artículo es que lo que te trajo a dónde estás hoy no es lo mismo que te llevará a donde quieres estar mañana. Las habilidades que te fueron útiles ayer, no son necesariamente las que necesitas hoy.
