Si eres lector de este blog y estás interesado en los temas de liderazgo y éxito, seguramente eres una persona ocupada. Si eres como yo, tu cuenta de correo electrónico debe ser una lista interminable de correos leídos y no leídos.
Recuerdo por mucho tiempo llegar a mi oficina todos los días con innumerables correos por leer y terminar mi día de trabajo con una cantidad similar de correos sin abrir. Nada mas el hecho de tener a veces cientos de correos sin responder me llenaba de estrés durante la noche y el fin de semana día tras día, mes tras mes.
Hace poco tiempo me topé con el libro “Getting Things Done” de David Allen donde mostraba una estrategia para manejar tu email que me pareció fabulosa. Él lo llama “Cero Email” y si la aplicas correctamente puedes tener tu cuenta de correo controlada en todo momento.
¿Te imaginas llegar en la mañana al trabajo e irte a la casa en la tarde con cero emails sin leer? A continuación te muestro te muestro el proceso.
Pasos para la Estrategia de “Cero Email”:
1- Necesitas crear 3 carpetas en tu correo electrónico:
- Correo de Entrada: Esa carpeta ya la tienes, es la carpeta donde te llegan todos tus correos electrónicos. La meta es tener esta carpeta siempre limpia, siempre en cero.
- Carpeta de “Acción”: En esta carpeta vas a almacenar todos los emails que necesitan de una acción de tu parte.
- Carpeta de “Seguimiento”: En esta carpeta vas a almacenar todos los emails que no necesitan una acción de tu parte pero si necesitas hacerle un seguimiento a futuro. Por ejemplo: una tarea de un subordinado que es muy importante para el cumplimiento de un proyecto.
- Carpeta de “Referencia”: En esta carpeta vas a almacenar correos electrónicos que tienen información que puede ser útil para el futuro pero no requieren acción. Por ejemplo un estimado de un proveedor, un artículo interesante, conjunto de datos que te puede servir a futuro, etc.
2- Dedica un tiempo específico en el día para trabajar en tu correo electrónico: Yo tenía la mala costumbre de estar revisando mi correo en cada momento durante el día. Inclusive paraba cualquier actividad para responder o leer el nuevo correo. Casi se había transformado en una adicción que me mantenía ineficiente. Escoge 30 minutos, 1 hora, 2 horas, etc. para revisar tu correo. Al terminar ese tiempo, dedícate a otra cosa y olvídate del correo hasta el nuevo bloque de tiempo que le asignaste.
3- Cuando estés revisando tu correo, sigue los siguientes pasos para cada uno:
De esta manera tendrás tu buzón de correo electrónico siempre al día. En un tiempo predeterminado cada día revisarás tu carpeta llamada “Acción” para realizar las acciones que dependen de ti y semanalmente revisarás la carpeta “Seguimiento” para asegurar que todo lo que tenía que pasar está ocurriendo según lo planeado.
Lograr dominar este nuevo proceso para el manejo de tu correo electrónico es difícil y requiere disciplina, pero luego se convierte en un hábito y nunca recordarás con nostalgia los días del correo electrónico desordenado y caótico.
Muy Bueno lo hare ASAP!
Así es Karina! a mi me ha ayudado muchísimo! Gracias por tus palabras!
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Excelente articulo gracias Victor,justo esto me esta pasando y no sabia como organizar mis mensajes y me estreso cuando veo 19 mil correos sin leer y nunca puedo revisarlos todos y ahora tengo 13 mil y no los borraba porque tengo informacion muy importante, pero ahora con tus consejos y el diagrama que me muestrasa aqui ya lo voy hacer, te envio un abrazo , gracias y todo lo mejor
Mil Gracias Irissot por tus palabras… estoy muy contento de ser útil. Espero te funcione. Si quieres más información sobre el tema te recomiendo ampliamente un libro llamado “Organízate con Eficacia” de David Allen… es excelente!
Efectivamente Victor, tengo muchisimos correos recibidos sin leer y es todo un problema cuando quiero ponerme al día. Con los tips que acabo de ver en tu blog me organizaré. Saludos y que sigan los éxitos!!!
Hola Fanny! Muchas gracias! Te recomiendo mucho el libro: Getting Things Done de David Allen
sencillo, lógico e interesante. Felicidades
Gracias Xavier! Aprecio tus palabras!
Todo lo que busco en un artículo está aquí: Que sea breve, que este redactado de forma sencilla, y que sea realmente útil. Gracias Victor
Gracias Dayana!! Me alegra que haya cumplido tus expectativas. un saludo!!
Gracias Victor! Justo lo que necesitaba para re-organizarme y darme cuenta de mi compulsión por revisar los correos del trabajo constantemente
Como siempre Victor es de gran aportación intelectual tu trabajo. Gracias bendiciones desde Puebla México.
Victor, tengo poco de haberme encontrado con tus podcast, pero desde entonces me acompañas en mis audífonos en cualquier oportunidad, mientras manejo. Gracias a lo que nos compartes he aprendido muchísimo y mejorado mis hábitos. …y sigo creciendo. Gracias por tanto!