En mi opinión, el mayor enemigo de la productividad en la actualidad es el correo electrónico. Muchos pasamos horas del día trabajando desde nuestro programa de correo electrónico. Continuamente estamos leyendo y respondiendo correos.
Y lo peor de todo es que nunca logramos dominarlo. Salimos de la oficina cada noche con decenas, si no cientos, de correos sin responder.
El problema con el email es el siguiente: ¿Qué sucede cuando tenemos un tiempo abierto en la oficina?
Nos vamos inmediatamente a revisar correo electrónico. En consecuencia, pasamos días completamente “ocupados” por la sencilla razón de que el tiempo que podríamos designar a tareas de importancia como la reflexión, planificación, innovación, etc. la invertimos en el correo electrónico.
¿Qué sucede cuando no abrimos margen para la reflexión y el pensamiento?
Destruimos el proceso de mejora continua en nuestra empresa, minimizamos la innovación y damos un golpe mortal a la creatividad.
Piensa por un segundo en cómo era la vida antes del correo electrónico. En el pasado, necesitabas esperar que llegara el correo que sólo pasaba una o dos veces al día. ¿Te imaginas un mundo donde el cartero tocara a tu puerta cada dos minutos para darte una nueva carta? ¿y te imaginas que pararas todo lo que estás haciendo cada dos minutos para leer la carta y responderla? ¿Entonces por qué lo hacemos hoy? ¿Cómo hacíamos en aquella época?
Quizás ahí esté la respuesta.
Por ello hoy quiero mostrarte los principios que considero correctos para el manejo del correo electrónico. De esa manera, el correo electrónico funcionará para ti y no tú serás esclavo de él.
Recuerda siempre que si trabajas desde el correo electrónico estás trabajando para las prioridades de otro, no por las tuyas.
(Para escuchar el podcast dale click a “Play” en el botón abajo. Si deseas leer en vez de escuchar el podcast puedes seguir leyendo abajo.)
#1 – Sólo revisa tu bandeja de entrada del correo electrónico dos veces al día… y por un máximo de 30 minutos en cada ocasión.
Sé que sonará imposible, pero confía en mí por un momento. Te voy a explicar exactamente cómo funciona. Los 30 minutos tienen un proceso específico que te explicaré en el punto #2.
El concepto es sencillo: No puedes trabajar desde tu correo electrónico. No puedes trabajar para cumplir las prioridades de otros. Reserva en tu calendario dos bloques de 30 minutos cada uno. La manera en que yo lo hago es uno a las 8:00am (al llegar a la oficina) y otro a las 5:00pm (antes de salir de la oficina).
#2 – Sigue exactamente el siguiente proceso en ambos bloques de 30 minutos que reservaste para revisar tu correo electrónico:
Nota: Para seguir este proceso necesitas crear 2 carpetas:
- Carpeta #1: “Archivo” -> Esta carpeta funcionará como un archivo de los correos que contienen información importante que puedas necesitar en el futuro.
- Carpeta #2: “Seguimiento” -> Esta carpeta almacenará todos los correos electrónicos que requieren tu atención.
El proceso se inicia abriendo tu programa de correo electrónico. Luego abres el primer email. Un punto importante es que en este proceso no hay priorización de correos, simplemente abre el primer email que tienes en la bandeja.
Luego sigue el siguiente diagrama:
Cómo te podrás dar cuenta, cada email te debería tardar un máximo de dos minutos. Pero la mayoría tardara menos. Éste es un proceso muy rápido de leer, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “Seguimiento”.
Los únicos correos que responderás son los que te tomen menos de dos minutos en responder. Todo lo demás, nuevamente, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “seguimiento”.
#3 – Reserva 1 o 2 horas al día para responder los correos de la carpeta “Seguimiento”
En mi caso personal reservo todos los días de 8:30am a 9:30 am para este proceso. En este momento voy a la carpeta “Seguimiento” y reviso y respondo email por email.
Un punto importante es que no voy a mi bandeja de entrada nuevamente. Este tiempo es sólo para revisar el correo previamente filtrado como “seguimiento.”
Con cada correo que reviso sigo el siguiente proceso:
1- ¿Responder este correo necesita 15 minutos o menos? -> Respondo
2- ¿Necesita más de 15 minutos? -> Creo una “reunión” en mi agenda con el tiempo estimado para completar la tarea.
3- Sigo al siguiente email.
Sigue este proceso y multiplicarás tu productividad en tu trabajo o negocio. ¿Y qué harás con todo el tiempo libre que antes invertías en el correo electrónico? Inviértelos en tareas más productivas como pensar, reflexionar, planificar nuevos proyectos, o simplemente sal más temprano de la oficina para estar con tu familia o amigos.
Recuerda, domina tu correo electrónico y no dejes que te domine a ti.
Para terminar, déjame tu opinión sobre el tema ¿Sientes que el correo electrónico domina las horas más importantes de tu día? ¿Sientes que nunca terminas de contestar los correos electrónicos? ¿Qué opinas del proceso que te mostré? ¿Tienes alguna otra idea que nos pueda ayudar a dominar el email y ser más productivos?
Por favor déjame tu opinión en el área de comentarios abajo. ¡Gracias de antemano!
El planteamiento esta bien pero no entiendo muy bien cuando se revisa la carpeta de archivo, o cuando se vuelve a ella. Podría ser tb poner dentro de la carpeta archivo, distintas subcarpetas con distintos temas para cuando volvamos a ella tenerlo ordenado??
Hola Javier. Puedes crear sub carpetas si lo deseas. Yo no lo hago porque en la actualidad, los sistemas de búsqueda de la Mac y Windows son muy buenos, pero lo prefieres así, puedes crear unas carpetas. Lo único es que tengas cuidado no se complique tanto que inviertas mucho tiempo ordenando. Un saludo!
Buenas tardes Victor
un cordial saludo.
Leyendo sus comentarios que son muy productivos y muy valioso, me veo actualmente con mala productividad, ya que por la situación País, todos los pedidos deben ser evaluados sí procede o no procede, por el límite de crédito e inventario, está es una empresa que fábrica productos de cuidado personal, aveces tardo hasta media mañana es decir casi 4 hras pasando correos, trabajo en el área de cuenta por cobrar y por ese cambio brutal no he podido lograr al 100% manejar mis funciones al cargo, siento que no produzco y he cometido merma administrativa, quiero cambiar la metodología donde este involucrado ventas y logística.
sin más y a la espera de sus consejos
Hola Eli!
Una pregunta, sientes que el artículo te ayudó? Has podido aplicar alguno de los principios que mencioné? Me gustaría saber si te han ayudado.
Yo lo único que añadiría en el proceso, es una tarea a ejecutar una vez al mes aproximadamente y otra al empezar a usar un nuevo correo, dedicada a configurar y reordenar el correo debidamente. Basicamente pensar si la estructura que tenemos de carpetas y filtros es adecuada, si por el contrario necesita algún retoque, o cual ha de ser la estructura de carpetas/filtros adecuada a nuestro caso, .. y cojmo no, ha realizar tareas de mantenimiento (mas bien revisión de lo que automáticamente pueda no haber quedado bien configurado)
Tener una buena configuración de reglas de filtrado y enseñar a aquellos que contacten con nosotros a clasificar los correos con “etiquetas” o “palabras clave” puede ahorrarnos mucho tiempo también, creándonos también una prioridad a la hora de después leer/responder.
Hola Victor. Totalmente de acuerdo. Creo 100% que luego que logras establecer el sistema que propongo arriba, puedes mejorarlo muchísimo más con reglas de filtrado y etiquetado. Puedes llegar a tener un magnífico sistema de manejo de información si uno se lo propone. Excelente adición!! Gracias!!
Y qué pasa con los correos de la Alta Dirección o Director de tu Área que están acostumbrados a que les respondas el correo inmediatamente después de que te envían el correo?
Esa es una mala costumbre. Si realmente es urgente, te llaman o te contactan vía chat. Le informé a mi jefe que solo reviso correo 3 veces al día, y lo entendió, incluso él empezó a tener esta buena práctica.
Totalmente de acuerdo Juan David. Algo que he aprendido es que cuando algo es urgente (y las personas se acostumbran que NO te conseguirán via email de inmediato) te llaman por teléfono o te buscan en persona. El email no es para manejar urgencias.
MUCHAS GRACIAS POR EL POST! MUY BUENO, MI CONSULTA ES.. que ocurre con los correos cuyo seguimiento fue finalizado?, continúan en la misma carpeta? o vuelven a bandeja de entrada?
Hola Cintia, si crees que puedas necesitar el correo en el futuro, lo mueves a la carpeta “Archivo”… si no, lo borras.
La “bandeja de entrada” debe estar vacía diariamente porque todos los correos que llegan o se eliminan, se archivan, se delegan o se colocan en la carpeta “seguimiento.
Buena pregunta! Gracias!
Gracias por el post, muy bueno . quiero saber con respecto a la redaccion del correo por no me da resultado
Hola Oscar, ¿Podrías expandir un poco más tu pregunta? No logro comprender exactamente cuál es el problema que tienes. Gracias!
REALMENTE IMPORTANTE QUE MUCHOS ENTENDAMOS LA FILOSOFIA DEL USO DE NUESTRO TIEMPO, recibimos muchos correos con problemas, consultas y lecturas importantes, tanto que a veces parece no alcanzar el dia, hay que ser metódicos y dar prioridades a tus acciones sino pierdes tiempo regularmente necesario para otras actividades.
Mil gracias! Excelente reflexión!
Interesante el proceso planteado. Ahora empecé a aplicarlo. En mi caso considero que dentro de las carpetas Archivo y Seguimiento podemos categorizarlas por proyectos, temas, etc. Con esto podriamos tener mejor separados los mails. Muchas Gracias por compartirlo. Saludos
Hola Rog. Si puedes hacerlo como propones. Mi único consejo es que no hagas demasiadas carpetas porque puedes caer en el error que archivar se transforma en un proceso complicado… pero si tienes unas carpetas generales podría ayudarte. Gracias!!
Hola Victor, una gran saludo. Gracias por vuestras recomendaciones sobre el uso de correo.
Consulta: cómo administrarías el correo electrónico cuando es usado como una herramienta de “mensajería instantánea”, es decir, tu jefe u otra persona te envía un mensaje donde te pide algo que requiere una respuesta inmediata…
Saludos cordiales. Ociel
Hola Ociel, te entiendo perfectamente. El problema está en que el correo no es una herramienta de mensajería instantánea, y si la usas como tal, serás muy improductivo.
Recomiendo que le comentes a tu jefe que la mejor manera de contactarte en una emergencia es tu teléfono celular/texto/teléfono de la oficina/etc. pero no por email.
Te puedo comentar que al principio el cambio es un poco difícil, pero con el tiempo las personas empiezan a notar la manera correcta de contactarte si necesitan una respuesta inmediata.
Un saludo!!
Hola Victor Hugo, cordial saludo. Bien sensible el tema y creo que pasa desapercibido para muchos a pesar de que puedan estar experimentando un mal uso del tiempo. Este tema me hace acordar de un Jefe de compras que perdió su puesto cuando la compañía fue absorvida por otra con un mayor volumen de compras y este hombre pasaba haciendo pedidos a proveedores incluso en las noches de los días festivos sin destinar tiempo para otros frentes de su responsabilidad. Vino una mujer a ocupar ese cargo, ella estableció una agenda de trabajo que incluía solo dos días a la semana para atender proveedores y el resto para examinar la bodega de almacenamiento y visitar los puntos de venta. ¿Cual fue el resultado? R:/ Que todos quienes se relacionaban con ese departamento de compras tuvieron que entender, respetar y acoplarse a esa agenda de trabajo. El efecto para la compañia fue una evidente mejora en la productividad.
Conclusión: La excelencia en nuestro trabajo no se mide por la permanente disponibilidad para todos, tener una agenda es mejor para nuestra productividad y la de la Entidad o Compañía.
Un abrazo.
Freddy Sierra Silva.
Excelente reflexion Freddy! Muy real! Lo que nos enseñas es que no el lo mismo estar ocupado que estar avanzando… y lamentablemente el email (y otras tareas) pueden darnos la imagen de que estamos ocupados… pero no estamos avanzando. Muchas gracias!
Hola Víctor, veo que en el diagrama de flujo existe una división entre los correos que delegas y los que debes hacer seguimiento, pero a nivel organización están todos en la misma carpeta. Por que no se organiza como en el diagrama a nivel de subcarpetas? La pregunta 2 sería, que haces con los correos de seguimiento que dan resultado? Lo mueves a una carpeta aparte o los dejas ahí?
Hola Sergio. Excelentes tus preguntas. Te dejo mi opinión:
1- Si se pueden crear subcarpetas en la carpeta “archivo” para una mejor organización. Mi único consejo es que no deberían ser muchas, porque entonces el proceso de organización se hace tan complicado que destruye la eficiencia ganada con el proceso que enseño en el artículo.
2- Los correos que coloco en la carpeta de seguimiento, luego que fueron completados (bien sea que yo personalmente los hice o las persona a la cual delegue completó la asignación) entonces los guardo en la carpeta archivo sí y sólo sí podría necesitarlos en el futuro. Si no los voy a necesitar en el futuro, simplemente los borro y listo.
Muchas gracias!!
Me parece una buena estratégia. De hecho, hace un par de meses que me di cuenta de mi improductividad por culpa del mail y empezé ha hacer algo muy parecido al sistema que propones. 2 veces al día es más que suficiente!
Una cosa que añado y me parece interesante es que cada vez que recibo un correo de publicidad, me doy de baja para no volver a recibirlo.
Los primeros días tardas un poco más en hacer esto, pero con el tiempo simplemente, dejas de recibir tantos correos. La misma práctica la tengo con los correos que recibías de las redes sociales. He anulado todas las notificaciones de éstas. Cuando decida estar en las redes sociales ya lo decidiré yo, que al final soy el dueño de mi tiempo.
Gracias por tus consejos!
Excelente Ramón! Totalmente de acuerdo con tu recomendación!
Es excelente cada curso gracias por compartirnos miles de ideas
Gracias Alain!!
excelente técnica!!!! muchas gracias por compartirlo con nosotros, es muy útil en nuestro dia a dia, sobe todo para quienes trabajamos con clientes y el mail es una via de contacto escencial.
Que bueno que te fue útil Jane!! Adelante!!
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Víctor Hugo, me gustó mucho este sistema de manejo del correo electrónico. Yo me considero una persona organizada y me gusta crear sistemas para hacer mejor mi trabajo y mejorar mi productividad y aunque yo ya tenía algo desarrollado para los emails, este sistema me gusta y creo que me ayudará mucho. Gracias por compartirlo.
Victor Hugo, muchas gracias por crear esta herramienta de mejora continua en nuestro desarrollo personal y profesional. Quiero que sepas que escucho recién tus podcast gracias a la recomendación de un gran amigo que te escucha a diario (Ronald Runruil Quito-Ecuador).
Con respecto al uso del correo me parece súper útil tus sugerencias y técnicas, solamente creo que debes analizar estas técnicas para cargos operativos que necesitan si o sí responder y revisar correos como cotizaciones; en mi caso soy coordinador de marketing y dentro de mis funciones esta la negociación con proveedores y el desarrollo de los comparativos para seleccionar la mejor oferta, desarrollo de eventos. Lastimosamente he tenido Jefes que gracias a la fama de que Marketing es el departamento más desordenado siempre hay URGENTES que uno debe responder (esto a veces me molesta, pero me ha ayudado a desarrollar mi habilidad de trabajo bajo presión y resolución de problemas).
Como aporte de mi parte a este tema, lo que yo hago en mi correo es tener carpetas en el archivo del correo (en el respaldo del mismo para evitar que se sature la bandeja de entrada), tengo carpetas como:
1.- Oficina: donde tengo todos los correos ya leidos-respondidos-gestionados de las personas de la organización
2.- Proveedores: donde tengo sub-carpetas por nombre de cada proveedor donde están todos los correos recibidos por los mismos (artes, renders, cotizaciones, etc)
3.- Socios Estratégicos: con sub-carpetas por nombre de todas las organizaciones con las que tenemos negociaciones donde tengo todos los correos recibidos con documentos, solicitudes, etc.
Creo que cualquier técnica para el buen y óptimo uso del correo debe iniciar con una bandeja ordenada donde no pierdas correos, etc
Saludos
Saadin Caicedo
Quito-Ecuador
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Existen app que pueden ayudar a un mejor control de los E.mail, con respuestas y notificaciones automáticas.