El Secreto sobre las Reuniones de Trabajo que me devolvió 10 horas a la semana

VICTOR HUGO MANZANILLA

Emprendedor en serie. Cofundador de EGM™. Jefe de la Junta Directiva y ex-CEO de MicroSalt Inc. Ex Procter & Gamble. Certificado en el programa CORE de Negocios en la Universidad de Harvard. Autor del bestseller "Despierta tu Héroe Interior.

La semana pasada estaba caminando por un pasillo de la oficina y pasé al lado de un salón de conferencias. Como tiene una pared de vidrio pude ver adentro y logré notar que el salón estaba repleto de personas.

Tuve que parar y contarlos… 34 personas en total. 16 sentados en la mesa y 18 de pie alrededor del salón.

En ese momento me pregunté… ¿Qué necesitan hacer 34 personas en un salón? (No era un entrenamiento).

Esta es la respuesta: Perder el tiempo.

Reunión Ineficiente
Reunión Ineficiente

A lo largo de mi vida profesional me he dado cuenta que los dos mayores consumidores de tiempo, las dos razones principales que nos hacen sumamente ineficientes, son leer emails todo el día (véase artículo sobre 3 Pasos para Dominar tu Correo Electrónico dándole click aquí) y las reuniones innecesarias (las cuales son la mayoría…lamentablemente).

Hoy quiero mostrarte el proceso mental que uso para las reuniones. Espero te sea útil:

El pilar fundamental de mi proceso es el siguiente: Al recibir una invitación para una reunión de trabajo, SIEMPRE parto del punto que no necesito estar ahí.

Este es el secreto: No necesitas estar en todas las reuniones. De hecho, ¡no necesitas estar en la mayoría de las reuniones!

Este fue un cambio de paradigma grande para mí, yo tendía a pensar que siempre tenía que estar en todas las reuniones que era invitado.

Este es el proceso mental que ocurre ya de manera automática e instintiva en mi mente cuando recibo una reunión:

Proceso Mental de Reuniones de Trabajo
Proceso Mental de Reuniones de Trabajo

Puntos Clave:

a)      Si es tu jefe o superior quién envía la invitación a la reunión vas a tener que ir. Si luego de ir continúas creyendo que no es necesaria tu presencia, conversa honestamente con él y muéstrale que podrías estar haciendo en ese tiempo que sería de mayor importancia para el equipo.

b)      Me he dado cuenta que más del 50% de las reuniones son innecesarias. También me he dado cuenta que cuando contacto al organizador de una reunión y le hago las preguntas a) b) y c) del gráfico, la mayoría de las veces amablemente me dice que si, que no hay problema. Esto me ha liberado de cerca del 50% de las reuniones fijas que tenía… ¡lo cual me ahorró de 7 a 10 horas a la semana!

c)       Hay reuniones importantes donde necesitas estar en persona. Asegúrate de estar en esas.

d)      Conviértete en agente de cambio y colabora con mejorar la cultura de tu organización: No organices reuniones que no sean necesarias o invita solamente a las personas que realmente necesitan estar ahí.

Nunca olvides esto, sin importar en qué nivel de la organización te encuentres, no necesitas estar presente en todas las reuniones a la que eres invitado. Aprende el principio de la “Eliminación” para que tengas tiempo para las cosas realmente importantes.

Me encantaría saber tu opinión… ¿Te sientes agobiado por las reuniones al punto que no te dejan trabajar? ¿Estás de acuerdo con el artículo o tienes otro punto de vista? Cualquier opinión o experiencia que ayude a la comunidad es bien recibida.

(Ilustración cortesía de Andrew Joyner)

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12 comentarios
  1. Avatar Consultoria2

    Me parece mas que atinado el articulo creo que ademas con los adelantos tecnologicos se pueden optimizar estas reuniones.

    Saludos

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Saludos! tienes toda la razón. La tecnología puede ayudarnos muchísimo a ser más eficientes… aunque siempre vamos a tener que priorizar y eliminar lo que no es absolutamente necesario en nuestras vidas para no perder el tiempo. Mil Gracias!

  2. Avatar Irissot

    Victor, tienes toda la razon con lo que expones en este tema,a mi ya no me sucede porque soy mi propio jefe y mis encuentros con las personas que estan conmigo es solo para realizar encuentro de formacion y de accion , asi que no es mi caso…
    pero hasta el 2008 que trabaje para un canal de tv hispano en Miami, pude observar este comportamiento en la vice-presidencia y la gerencia del canal para abajo donde convocaban a reuniones a los supervisores,en nuestro departamento se le entregaba las situaciones que necesitabamos solucionar a nuestra supervisora y ella regresaba con lo mismos papeles que se habia llevado a la reunion sin ninguna solucion ni siquiera un comentario al respecto, solo contestaba …dice el vicepresidente M-C que ahora eso no va !!! no se puede hay cosas mas importantes que solucionar en el canal, y esta sra que es evangelica iva a hablar en esas reuniones de su ultima visita a su iglesia y todo lo que el espiritu santo habia hecho por ella y esto lo hacia ya que el vicepresidente es evangelico tambien y ella queria quedar bien con el y no le llevaba las quejas de nuestro departamento que eran bastantes y muy serias, ella solo queria ser aprobada por su jefe y no cumplia con su rol de supervisora ya que no hacia nada que fuera a molestar a su jefe…y todas las mananas al llegar y por la tarde salia del salon y decia que iva a una reunion con su jefe y nunca traia ninguna solucion…Solo perder el tiempo es lo que siempre pense y lo sigo pensando ahora que leo este articulo…Gracias Victor por compartir este material de informacion y formacion muy valioso para mi.Un abrazo y todo lo mejor 

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola Irissot, cómo dijo Benjamin Franklin: ¿Amas la vida? No desperdicies el tiempo porque es la sustancia de que está hecha la vida.

      Es nuestra decisión que hacemos con nuestra vida y nuestro tiempo… no de los demás. Nuevamente gracias y recibe un fuerte abrazo!

  3. Avatar Richard

    Es tremendo el tiempo que uno desperdicia con reuniones innecesarias o mal planificadas… Si es una reunion informativa, se puede mandar un email, si es colaborativa, cada quien debe ir preparado, y si es un equipo de trabajo multidiciplinario, debe tener un objetivo especifico, una hora de inicio y de finalizacion… Victor, el proceso mental esta buenisimo… Creo que las personas tienen una necesidad tan grande de relacionarse que usan muchas reuniones para socializar… y socializar es bueno e importante, pero hacerlo en el momento inadecuado hace que uno de aparte del esfuerzo de alcanzar metas y objetivos.. Abrazos y Bendiciones

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Hola Richard!!! Recibe un gran abrazo de mi parte. Tal y como siempre sucede desde que te conozco… cuando hablas… no tengo nada que agregar. En tu comentario lo dijiste todo ¡Excelente y mil gracias!

      Por cierto, no me había dado cuenta del problema de socializar tal como lo planteas. Tienes toda la razón… tratando de socializar nos volvemos infecientes y no hacemos ni lo uno ni lo otro de una manera correcta.

      De verdad que me contentó mucho verte por acá. Nuevamente un abrazo!

  4. Avatar Claudia_rangone

    Excelente recomendación yo he aplicado algunos de esos principios pero lamentablemente estoy en un entorno que padece REUNIONITIS y “Síndrome de la presencia imprescindible” en eventos y actividades poco productivas. Se hace difícil combatir esto. 
    gracias por tu columna me resulta muy útil .
    Claudia

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Mil Gracias Claudia! Vas a tener que ser tú el agente de cambio para transformar la cultura de la organización… tarea difícil pero no imposible. Te deseo lo mejor y gracias por seguir al blog!

  5. Avatar Angel Labrador

    Estimado Victor gracias por compartir este articulo tan importante, ya lo voy compartir en la oficina con mi jefe pasamos horas reunidos perdiendo tiempo productivo. Desde Venezuela un Abrazo!

    • Avatar Victor Hugo Manzanilla

      Muchas gracias Angel! Toda la suerte del mundo con tu jefe!

  6. Avatar Pedro

    Aunque comparto la mayoría de puntos, discrepo de la pregunta c. Para mí esa cuestión no me la plantearía porque demuestra desinterés por el resto de temas del equipo. Los matices y aportaciones que pueden hacer todos los miembros del área a cada topic aunque no sea el suyo específico aporta valor y conomiento que puede ser de gran utilidad.

  7. Avatar Alejandro Ramírez

    Hola Victor. Me parece acertado lo que escribes, en una sesión de administración de tareas que hice en un curso de coaching que llevo, me di cuenta justamente de que despediciaba mi tiempo en reuniones que podían ser delegables e incluso “innesesarias” de estar presente, haciendo una planificación semanal me di cuenta que no hacía realmente las tareas importantes que le benefician mejor a la compañía, he tenido reuniones donde solo necesito estar informado.

    Con respecto al correo yo lo tenía abierto todo el día, ahora solo le gestiono una hora en la mañana y otra hora después de almuerzo, ya que también vi que eso era un vampiro del tiempo y no me deja enfocarme en lo importante.

    Gracias por tan excelente artículo y pondré en práctica el diagrama de decisión en mi trabajo para aceptar una reunión.

    Saludos!!!

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